Sistema para empresas de transporte: tipos y cómo elegir

Los procesos de una operación de transporte pueden ser mucho más simples y rápidos con la ayuda de un sistema para empresas de transporte.

Existen diversos modelos, con distintos recursos y funcionalidades para cada necesidad que tienen las operaciones de transporte. Por eso, usted necesita entender cuál es la mejor opción para su empresa de transporte. Para ello, vea a continuación:

• Qué es un sistema para empresas de transporte;
• Cuáles son los beneficios de usar sistemas para empresas de transporte;
• Cómo elegir un sistema para empresas de transporte;
• Cuáles son las opciones de sistema;
• Cuántos sistemas usar en su operación.

¿Qué es un sistema para empresas de transporte?

Es una tecnología orientada a dar mayor control en la gestión de las operaciones de transporte de una empresa, ya sea una empresa de transporte o un negocio con flota propia.

En términos generales, es un facilitador de la gestión de flotas y puede abarcar los procesos de todos los departamentos, del administrativo al operativo.

También puede utilizarse tanto para el transporte de carga como para el de pasajeros.

¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema para empresas de transporte?

Mayor visibilidad de los procesos de la flota

Con un sistema, es más práctico centralizar todos los datos generados en la rutina de una operación de transporte. En realidad, usted ni siquiera necesita toda la información, sino aquella que es relevante para su toma de decisiones.

En ese sentido, un sistema para empresas de transporte también facilita su trabajo, pues permite seleccionar lo que desea visualizar mediante filtros de búsqueda.

Mejor control de costos

Al dar seguimiento a las acciones realizadas y planificadas en la operación de transporte por medio de un sistema, también puede asociar qué valores se están destinando a cada área.

En algunos casos, incluso genera gráficos y tablas comparativas, con porcentajes para cada área. En un sistema de gestión de neumáticos, por ejemplo, usted tendrá gráficos con el porcentaje de neumáticos que se perdieron, se descartaron y se recauchutaron en un período determinado.

Reducción de errores

Reducir el llenado manual de papeles y hojas de cálculo evita los errores de información en su flota. Si a veces se encuentra con datos erróneos o no concluyentes, puede ser consecuencia de algún error cometido en la parte operativa.

Aumento de productividad

Contar con un sistema para empresas de transporte en su rutina ayuda a automatizar tareas, reduciendo mucho el tiempo para realizarlas y generando productividad mediante las herramientas digitales.

Además, optimiza el trabajo del gestor en la parte analítica y administrativa, pues ya no es necesario buscar los datos e incluirlos en los informes, ya que estos también se generan de forma automática en el sistema.

Integración entre tecnologías

Al utilizar más de un tipo de sistema, algo bastante común en las operaciones de transporte, usted puede integrarlos y garantizar que todos los datos estarán centralizados en una única visualización.

Así se facilita la comprensión del funcionamiento de su empresa y de su flota.

¿Cómo elegir un sistema para empresas de transporte?

Para elegir un sistema para su negocio, responda las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la necesidad de la empresa?

Antes de empezar a investigar las opciones de sistema para empresas de transporte en el mercado, necesita analizar cuáles son las necesidades de su empresa.

Si se trata de reducir las pérdidas anticipadas de neumáticos, invierta en un sistema de gestión de neumáticos. O, si necesita identificar qué conductores están generando más problemas, un sistema de gestión de conductores o incluso de checklist electrónico son las alternativas a buscar.

Si existe la necesidad de resolver un problema u optimizar una actividad, esa es la primera señal para elegir un sistema para la flota.

• ¿Cuál es la capacidad de integración con otros softwares?

Como dijimos más arriba, la integración entre tecnologías es un ítem fundamental para facilitar su gestión y reunir los datos de la empresa en un único lugar. Por lo tanto, uno de los criterios para elegir un sistema para empresas de transporte es la capacidad de integración que tiene con las demás tecnologías utilizadas.

• ¿Cómo son las actualizaciones y el soporte?

Las tecnologías están sujetas a fallas y mal funcionamiento, como cualquier herramienta. Entonces, al adquirir una solución para su flota, asegúrese de elegir aquella que tenga disponible un equipo de soporte y atención al cliente.

De la misma forma, opte por sistemas que se mantengan siempre actualizados, evitando la pérdida de datos e información importantes de su flota.

• ¿Cómo son la interfaz y el funcionamiento?

Recuerde que los sistemas también se utilizarán en la etapa operativa, por diversos colaboradores. Por eso, deben tener una visión clara e intuitiva, que le resulte fácil a cualquier persona para adaptarse y utilizarlos sin problemas.

Si es posible, haga un período de prueba de la herramienta antes de cerrar un contrato duradero. De esa forma, puede evaluar si el funcionamiento es bueno o si deja que desear.

• ¿Cuál es el presupuesto disponible?

Para elegir un buen sistema de flotas que atienda sus necesidades, debe considerar el presupuesto disponible. Al fin y al cabo, si el valor de adquisición de la tecnología supera los recursos que tiene, no sirve para su negocio en este momento, ¿verdad?

Considere el presupuesto según cada área de la gestión de flotas: neumáticos, combustible, mantenimiento, etc.

Con esto en mano, puede empezar a entender mejor qué tipos de sistema para empresas de transporte pueden atender su operación.

¿Cuáles son las opciones de sistema para empresas de transporte?

Gestión del transporte (TMS)

Este sistema se centra en el control del desplazamiento de cargas. Para ello, el software cuenta con funciones de optimización de rutas y de auditoría de fletes.

En general, centraliza los procesos básicos de una operación de transporte. Así, ayuda en el control financiero de la empresa, da mayor visibilidad de la cadena de transporte y permite el análisis de algunos KPI.

Planificación de recursos (ERP)

También conocido como Sistema Integrado de Gestión Empresarial, este tipo de plataforma es ideal para gestionar e integrar los distintos departamentos de la empresa.

Entonces, además del control que ofrece un TMS, usted también encuentra funcionalidades para el registro de clientes y proveedores, así como datos de cobranza y gestión de inventario.

Más que eso, por ser un sistema integrado, permite que la empresa de transporte contrate más tecnologías y las utilice con comunicación entre plataformas, sin pérdida de datos e información.

Gestión de almacén (WMS)

Según el proveedor del sistema para empresas de transporte que usted elija, el WMS puede incluso estar dentro del ERP.

Sin embargo, si ese no es el caso, una plataforma de gestión de almacén será un medio para controlar mejor las operaciones dentro del almacén. Es decir, básicamente, un medio para realizar la gestión y el movimiento de inventario antes del transporte propiamente dicho.

Gestión de mantenimiento

En el sistema de mantenimiento, es necesario contar con diversas funcionalidades, como la de generar órdenes de servicio sueltas, el control de inventario de repuestos vehiculares y la visualización de presupuestos y de los tipos de mantenimiento realizados en cada período.

Checklist electrónico

El checklist electrónico es una plataforma complementaria a la gestión de mantenimiento. En él se disponen los ítems del vehículo que deben inspeccionarse antes y después de realizar una ruta.

Forma parte del mantenimiento preventivo de la flota y tiene el objetivo de prevenir daños y averías del vehículo, generando también un ahorro para la operación con la reducción de mantenimientos correctivos no planificados.

Telemetría

La telemetría es una tecnología utilizada para el monitoreo y rastreo de las cargas, con lo que aumenta la seguridad del transporte.

Su ventaja frente a otros tipos de rastreadores de flota es la capacidad de recopilar datos sobre la velocidad del vehículo en cada ruta, así como el tiempo de ralentí del motor y otras informaciones.

Gestión de neumáticos

Con un sistema de gestión de neumáticos, es posible hacer todo el control de los neumáticos de los vehículos de la flota, actualizando sus movimientos y dando seguimiento al nivel de desgaste para evitar la pérdida prematura de estos activos.

¿Cuántos sistemas para empresas de transporte usar?

No hay un límite de cuántos sistemas utilizar, siempre que se mantenga la organización y no se terminen desperdiciando recursos por querer implementar todas las opciones disponibles.

La empresa puede optar por un sistema para empresas de transporte más general, o por la implementación de varios softwares que son más completos y se integrarán en un sistema central de gestión.

Para saber cómo elegir, considere los consejos que dimos más arriba y analice con calma qué tipo de problemas quiere resolver en su operación de transporte.

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