Utilizar uma planilha de controle de multas na sua frota pode gerar diversos benefícios à sua operação.
Alguns objetivos da gestão de multas incluem a redução dessas ocorrências, menores custos financeiros e, também, um aumento da visibilidade do comportamento dos motoristas em rota.
E tudo isso você obtém através da sua planilha de multas. Entenda melhor:
- Por que utilizar uma planilha de controle de multas;
- Quais informações precisam ser inseridas na planilha;
- Como montar a planilha de controle de multas.
Por que utilizar uma planilha de controle de multas?
Reduzir os custos financeiros
Controlar as multas recebidas em uma operação de transporte pode reduzir e muito os seus custos financeiros. Mesmo uma frota menor, com cerca de 50 placas, pode chegar a um valor bem alto ao longo de um ano.
Se, em média, cada veículo recebe uma multa leve por mês, ao final de um ano a operação terá um custo de R$1060,86 (12 x o valor da multa leve atualizado em 2023 de R$ 88,38).
Agora, se considerar que algumas infrações variam entre média, grave e gravíssima, os custos já começam a aumentar. O cenário fica ainda pior quando contabilizamos a possibilidade de duas a três multas de trânsito por placa em um mesmo mês.
Ou seja: realizar a gestão de multas da frota é fundamental para evitar os custos gerados com infrações.
Aumentar a segurança no trânsito
Outro ponto que faz a utilização de uma planilha de controle de multas importante é para aumentar a segurança no trânsito. Afinal, menos ocorrências representam uma direção mais consciente e segura por parte dos motoristas.
Dentre outras ferramentas para gestão de frotas que contribuem no aumento de segurança das operações de transporte, a planilha de multas é uma opção acessível e efetiva.
Entender comportamento dos motoristas
Acompanhar as ocorrências e o motivo de cada multa recebida permite entender os comportamentos de motoristas na estrada. Por exemplo, multas por excesso de velocidade ou por passar em sinal vermelho indicam imprudência na direção.
Nesses casos, é preciso reforçar treinamentos sobre direção defensiva para ter uma conduta mais responsável no trânsito.
Evitar o recebimento de uma multa NIC
O controle de multas da frota serve ainda para evitar a multa de não indicação do condutor (NIC). Quando o veículo da empresa recebe uma multa e o condutor não foi identificado, a empresa tem até 15 dias para apresentar o motorista.
Caso contrário, a NIC é recebida — além da multa pela infração cometida na condução do veículo.
Nessa situação, a planilha de controle de multas permite identificar com maior facilidade e agilidade quem era o responsável pelo veículo na data da infração.
Garantir a disponibilidade dos veículos da frota
Quando você faz a gestão de infrações de trânsito, acaba também incentivando as boas práticas na direção e controlando melhor a conservação dos veículos.
Dessa forma, você evita a indisponibilidade dos veículos, seja pela apreensão do ativo ao cometer certas infrações ou para manter o bom estado do veículo por mais tempo.
O que deve estar na sua planilha de controle de multas?
Algumas das informações mais importantes para acompanhar na sua planilha de controle de multas são a data da infração, o valor de cada multa, o motorista responsável, a placa da infração e a data do pagamento.
Além desses dados, a planilha pode conter automações que geram rankings como de principais motoristas com multas e multas de maior recorrência na frota.
Como montar a planilha de controle de multas?
Define a sua estrutura
Para que algumas funções da sua planilha funcionem adequadamente, você precisa ter algumas abas dedicadas para o cadastro de informações:
- Aba 1: Cadastro de veículos.
- Aba 2: Cadastro de motoristas.
- Aba 3: Cadastro de multas.
Além dessas, você precisa de uma dashboard onde efetivamente fará o controle das multas e uma visualização das informações no formato de “relatório”:
- Aba 4: Registro de multas.
- Aba 5: Relatório de ocorrências.
- Aba 6: Ranking de multas e motoristas.
Identifique as informações necessárias
Tendo a estrutura básica alinhada, você precisa entender quais as informações que serão necessárias em cada etapa. No cadastro de veículos, por exemplo, é importante ter a marca, modelo e ano de fabricação de cada ativo? Ou apenas o registro da placa é suficiente?
Entenda quais os dados você precisa buscar para realizar cada cadastro e tenha essas informações à disposição para inserir em sua planilha.
Além disso, entenda quais informações são mais interessantes para visualizar no seu registro de multas. Algumas sugestões que demos acima e reforçamos: data da infração, valor de cada multa, o motorista responsável, placa da infração e data de pagamento.
Aplique os cálculos e automações
Depois de ter tudo definido, falta apenas programar as automações necessárias para que o seu relatório e ranking funcionem corretamente.
Uma alternativa simples e rápida, é utilizar um modelo pronto de planilha para controle de multas. Nós disponibilizamos uma versão com todas as funcionalidades mencionadas acima e que você pode baixar gratuitamente.
