Indicadores de mantenimiento: MTBF, MTTR y confiabilidad

Los indicadores de mantenimiento ayudan a dar seguimiento al funcionamiento del departamento y a dar base a las decisiones en la empresa transportista. Para ser útiles, necesitan una definición estable, una fuente de datos conocida y responsables de su lectura.

El seguimiento permite definir metas y verificar tendencias, pero no garantiza resultados por sí solo. Las metas necesitan tener en cuenta el tipo de vehículo, la operación, la capacidad del taller y el historial disponible.

Con registros de los envíos al taller y de los mantenimientos, el gestor puede calcular tiempos, costos y recurrencias. Estos números apoyan la revisión de procesos y la elección de herramientas, sin sustituir la investigación de las causas de cada falla.

Para analizar el mantenimiento de flotas, es importante conocer el propósito y los límites de los indicadores más usados. A continuación, presentamos:

• Los principales indicadores de mantenimiento de flotas;
• Diferencia entre los indicadores estratégicos, tácticos y operativos;
• Cómo recolectar datos para analizar estos indicadores de mantenimiento;
• Cómo hacer el análisis de los indicadores.

Principales indicadores de mantenimiento de flotas

Tiempo Medio Entre Fallas (MTBF)

MTBF es la sigla de Mean Time Between Failures, o tiempo medio entre fallas. Relaciona el tiempo de operación con el número de fallas registradas y ayuda a observar la recurrencia de problemas en vehículos o componentes reparables.

El cálculo presenta un promedio de tiempo entre fallas en el período analizado, según la fórmula:

Fórmula del tiempo medio entre fallas.

Por ejemplo, en un período determinado, el camión registró:

• Viaje 1: 140 horas;
• Viaje 2: 120 horas;
• Viaje 3: 200 horas.

Considerando dos paradas por mantenimiento correctivo en el período, el cálculo del MTBF queda así:

Ejemplo de cálculo del MTBF.

Al calcular el indicador por vehículo o componente, el equipo puede identificar ítems que piden investigación o una revisión de la frecuencia de inspección.

No existe una fracción única del MTBF que determine la inspección de toda la flota. La periodicidad debe considerar la recomendación técnica, la criticidad, el historial de fallas, el tipo de uso y la capacidad de ejecutar la inspección.

Use el resultado como una referencia de análisis, no como una orden de servicio automática. Una rutina de mantenimiento preventivo debe definirse con criterios técnicos y revisarse cuando el historial revele un cambio de comportamiento.

El MTBF puede formar parte de la lectura de confiabilidad de los vehículos, que depende de la definición de la función observada y del intervalo analizado.

Tiempo Medio de Reparación (MTTR)

El MTTR se usa en equipos y vehículos reparables. Muestra el tiempo medio dedicado a restaurar un componente o vehículo después de una falla, dentro del criterio de inicio y fin definido por la operación.

Un MTTR menor puede indicar agilidad, pero no debe incentivar reparaciones apresuradas o incompletas. La meta necesita equilibrar tiempo, calidad, seguridad, disponibilidad de piezas y la verificación de que el servicio fue completado correctamente.

La fórmula es:

Fórmula del MTTR de los vehículos de la flota.

Distribución de actividades por tipo de mantenimiento

Este indicador muestra, por medio de gráficos o informes, la proporción de actividades por tipo de mantenimiento en el período.

No hay un porcentaje ideal que sirva para todas las flotas. La distribución entre correctivo, preventivo y predictivo debe compararse con el historial de la propia operación, la criticidad de los activos y los cambios de contexto; una variación merece análisis, no una conclusión automática.

Disponibilidad de los activos

El cálculo de disponibilidad muestra cuánto tiempo estuvo el activo apto para el uso dentro del período. Ayuda a priorizar componentes o vehículos que afectan la operación cuando fallan.

Para interpretar este resultado, es importante que los criterios de falla, tiempo de reparación y tiempo disponible se apliquen de modo consistente a lo largo de los períodos.

La fórmula es:

Fórmula para calcular la disponibilidad de los activos de la flota.

Confiabilidad de los activos

El indicador de confiabilidad estima la probabilidad de que un vehículo, componente, equipo o sistema cumpla una función definida durante un intervalo. Para que el cálculo de confiabilidad sea útil, la función, el período y lo que cuenta como falla deben estar claros.

El resultado es una probabilidad, no una garantía de que el activo vaya a funcionar o fallar en un caso individual.

El cálculo de confiabilidad presentado sigue tres etapas:

Etapas del cálculo de confiabilidad de los vehículos de la flota.

Costo de mantenimiento y facturación (CMF)

El CMF, sigla brasileña de costo de mantenimiento sobre la facturación, relaciona el total gastado en mantenimiento con la facturación bruta de la empresa transportista. Ayuda a observar el peso financiero del mantenimiento, siempre que el período y los ítems incluidos en el costo sean consistentes.

No use un promedio genérico como meta de la flota. El resultado necesita leerse en serie histórica y junto con factores como la edad de los vehículos, el tipo de operación, la política de renovación y los criterios contables adoptados.

Para calcularlo:

Cálculo del costo de mantenimiento sobre la facturación.

Costo de mantenimiento sobre valor de reposición (ERV o CPMV)

El ERV, o Valor Estimado de Reposición (Estimated Replace Value; CPMV es la sigla brasileña), relaciona el costo de mantenimiento con el valor de reposición. La comparación ayuda a poner en perspectiva un mantenimiento de alto costo frente a la sustitución del vehículo.

Este cálculo apoya las discusiones sobre reparación, renovación y presupuesto, pero no debe decidir por sí solo. La disponibilidad, la seguridad, la adecuación del vehículo al servicio y el plazo de reposición también necesitan entrar en el análisis.

La fórmula es simple:

Fórmula para calcular el CPMR (costo de mantenimiento sobre valor de reposición) de la flota.

No existe un porcentaje universal que determine el cambio de un vehículo. Defina límites y criterios propios, documente las premisas y reevalúe la decisión cuando los costos, la confiabilidad o la disponibilidad cambien.

Diferencia entre los indicadores estratégicos, tácticos y operativos

Los tres tipos de indicadores de mantenimiento tienen funciones diferentes y se complementan en la lectura del negocio y en el crecimiento de la empresa transportista:

Indicadores estratégicos

Los indicadores estratégicos se conectan con la visión y las prioridades de la empresa. Herramientas como el análisis FODA (fortalezas y debilidades internas, oportunidades y amenazas externas) pueden apoyar esta definición.

Por eso, miran la empresa más allá del taller y pueden considerar:

• Quejas de clientes;
• Elogios de clientes;
• Análisis de competidores;
• Análisis del panorama general político y económico;
• Encuestas internas y externas en general.

Indicadores tácticos

El coordinador o el gestor de flotas puede dar seguimiento a los indicadores tácticos, ya que traducen las prioridades en los servicios de la rutina de trabajo.

En este nivel, el análisis se concentra en el día a día y en mejoras internas. Puede orientar ajustes de ruta, procesos, compras y capacitación, siempre comparando costo, efecto esperado y resultado observado.

Entre los datos que se deben recolectar y analizar, podemos citar:

• Puntualidad y asistencia;
• Porcentaje de atención de las órdenes de servicio;
• Tiempo medio de atención;
• Llenado estandarizado de checklists y órdenes de servicio;
• Entre otros.

Indicadores operativos

Los indicadores operativos reúnen registros generados en la ejecución, como el historial de inspecciones de los vehículos.

Ejemplos son los datos sobre piezas sustituidas, frecuencia de cambio, durabilidad observada y ocurrencia de anomalías en cada vehículo.

Estos registros dan base para estandarizar procedimientos y buscar ahorros sin perder de vista la seguridad y la calidad del servicio.

Cómo recolectar datos para analizar estos indicadores de desempeño

Las listas en papel pueden registrar información, pero exigen disciplina de consolidación y dificultan las consultas posteriores. Un sistema de gestión puede dar un acceso más rápido y organizado a los datos de la flota, siempre que los registros estén completos y revisados.

Con este tipo de tecnología, la operación puede:

• Realizar checklists electrónicos personalizados con envío directo a la central de flotas;
• Tener la apertura automática de Órdenes de Servicio;
• Usar la tecnología de forma intuitiva y ágil, incluso sin internet;
• Evaluar los ítems con mayor cantidad de incidencias;
• Visualizar el tiempo medio de resolución de las Órdenes de Servicio;
• Analizar la productividad media de los mecánicos;
• Agilizar la atención y el llenado de informes;
• Registrar incidencias y problemas pendientes del vehículo durante la operación;
• Y mucho más.

Herramientas como el sistema de gestión de mantenimiento y el Checklist Electrónico organizan registros para consulta y apoyan la evaluación de los datos de la flota.

Estos datos ayudan en la planificación cuando el equipo sabe qué decisiones debe apoyar cada indicador.

Cómo hacer el análisis de los indicadores de mantenimiento

Con los registros numéricos, cree informes y gráficos para comparar semanas, meses y años equivalentes. También es posible comparar marcas y modelos, siempre que se consideren el uso y las condiciones de operación.

Algunos sistemas automatizan estas comparaciones, pero el gestor aún necesita verificar filtros, períodos y criterios antes de usar el resultado.

Después de mapear los problemas recurrentes, observe lo que está dentro del rango histórico y lo que requiere investigación de desempeño, de proceso o de registro de datos.

Cuando un número esté muy fuera de lo normal, revise también el método de recolección de datos. Un resultado aparentemente negativo puede reflejar una falla de registro, un cambio de criterio o una cobertura incompleta de la recolección.

En ese momento, todo el equipo necesita entender para qué existen los indicadores y qué acción se espera a partir de ellos.

En resumen, los indicadores necesitan ser funcionales y comprensibles para quienes los utilizan.

Defina un objetivo final, como reducir desperdicios, aumentar la disponibilidad o reforzar la seguridad en la flota. Así, cada indicador pasa a ser un instrumento para encontrar soluciones y darles seguimiento, y no solo un número en un informe.

¿Quiere facilitar el seguimiento de los indicadores de mantenimiento de la flota? Agende una demostración de la solución y conozca los datos e informes disponibles para análisis.

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(video en portugués)