Informe de costos de mantenimiento de flota: cómo elaborarlo

El informe de mantenimiento actúa como una herramienta para ayudar en el control de mantenimientos de la flota e identificar los puntos donde pueden aplicarse mejoras en su gestión.

Como en cualquier otro tipo de informe, se presenta información sobre las incidencias del período, los gastos involucrados, los servicios realizados, los profesionales responsables y las comparaciones con períodos anteriores.

Entre otros datos que pueden estar presentes, los informes se utilizan para generar conocimiento y análisis sobre la flota, apoyando decisiones acordes con la realidad de las operaciones de transporte de su empresa.

Para que entienda a fondo qué es y por qué utilizar un informe de mantenimiento en su gestión de flotas, preparamos este artículo completo. Consulte:

• Qué es un informe de mantenimiento;
• Beneficios de utilizar el informe de mantenimiento;
• Cómo elaborar un informe de mantenimiento preventivo;
• Qué incluir en el informe de mantenimiento de la flota;
• Errores que evitar al crear informes.

¿Qué es un informe de mantenimiento?

El informe de mantenimiento es un recurso de la gestión de mantenimiento de flotas. Se trata de un documento que reúne información sobre la flota y los servicios de prevención y corrección realizados en los vehículos durante un período determinado.

Según el objetivo del gestor, puede ser un informe orientado a entender los costos de mantenimiento, la cantidad de incidencias en el período, el tiempo de inactividad de los vehículos, etc.

Es decir, existen diferentes maneras de completar y utilizar un informe de mantenimiento.

Dos definiciones deben estar escritas en el documento antes de cualquier número: el período cubierto y el conjunto de vehículos considerado. Sin ellas, dos informes de la misma flota dejan de ser comparables entre sí, y la comparación es precisamente lo que da sentido al indicador.

Beneficios de utilizar el informe de mantenimiento

Visualización de servicios realizados por placa

Una manera de utilizar el informe de mantenimiento es identificar qué servicios se realizaron y qué vehículos pasaron por el taller. La visualización puede dividirse en servicios preventivos y correctivos, identificando las placas que recibieron cada tipo de mantenimiento.

El beneficio surge principalmente cuando esta organización también se aplica al registrar cuántas veces cada placa pasó por los servicios. Así identifica si la frecuencia es normal, está en el promedio o es excesiva.

Para que “normal” y “excesiva” signifiquen algo, la comparación necesita una base declarada: el promedio de la propia flota en el mismo período o el historial de esa placa en períodos anteriores. Comparar vehículos con usos diferentes —uno de operación urbana y otro de carretera, por ejemplo— suele producir conclusiones equivocadas.

Comprensión de los montos destinados a los mantenimientos de la flota

Cuando registra los tipos de mantenimiento por los que pasó la flota, también necesita identificar cuáles fueron los costos de cada uno. Además de separarlos por la descripción del servicio:

Los montos de la siguiente tabla son ilustrativos y sirven solo para mostrar el formato, con importes en reales brasileños (R$): el precio del servicio varía según la región, el proveedor, el tipo de vehículo y la fecha del presupuesto, por lo que debe utilizar siempre las cifras de su propia operación.

De esta forma, puede entender si los presupuestos están dentro de lo planificado o por encima de lo previsto. Si son excesivos, necesita identificar el motivo y cuál sería la solución más adecuada.

Por eso, el siguiente beneficio es:

Identificación de los ítems con más incidencias

Si una placa pasó por una corrección muchas veces en un período, es indicio de un problema. Puede deberse a una mala conducta al conducir o a algún otro problema no identificado en el funcionamiento del vehículo.

Al analizar la cantidad de incidencias, la descripción y el servicio realizado para corregir el problema, será más fácil identificar las causas probables de lo ocurrido.

Observe que el informe señala la recurrencia, no la causa. Muestra que el mismo ítem volvió al taller tres veces en dos meses; decir por qué ocurrió exige revisar la descripción del servicio, la pieza utilizada y quién lo ejecutó. Tratar la recurrencia como un diagnóstico terminado lleva a cambiar el componente sin resolver lo que provocó la falla.

Evaluación del comportamiento y las responsabilidades de los conductores

El informe de mantenimiento es un buen medio para entender si los conductores siguen prácticas adecuadas en el tránsito y conducen de forma defensiva. También contribuye a evaluar si realizan correctamente las inspecciones de los vehículos, según lo descrito en el plan de mantenimiento de la flota.

La lectura aquí es indirecta y exige cuidado: lo que registra el documento es la consecuencia —desgaste fuera de lo normal, correctivos repetidos, un ítem que reaparece siempre en el mismo vehículo—, no la conducta en sí. Sirve para plantear hipótesis y abrir una conversación, no para fundamentar una exigencia individual antes de verificar la ruta, la carga y la antigüedad del vehículo.

Seguimiento de la disponibilidad de los vehículos

Uno de los beneficios del informe de mantenimiento es ofrecer una visualización de los vehículos disponibles, en reparación o parados en su flota. Otra manera de presentar esta información es mediante una vista del tiempo que cada placa estuvo disponible, parada o en el taller.

Las conclusiones que puede obtener de estos datos incluyen los vehículos con la mayor y la menor productividad en el período y los que generaron mayor perjuicio financiero a la operación, combinando esta información con los costos de mantenimiento.

Para que la lectura sea coherente, defina antes qué cuenta como tiempo parado: solo el vehículo dentro del taller, o también la espera por piezas y por la aprobación del presupuesto. Ambas opciones son defendibles; lo que no funciona es cambiar el criterio de un período a otro.

Evaluación de los indicadores de desempeño de mantenimiento

Toda gestión tiene indicadores de desempeño que ayudan a evaluar las estrategias adoptadas y las acciones diarias de la flota. En el caso del mantenimiento, pueden ser indicadores como el Tiempo Medio de Reparación de un vehículo o incluso la Previsión de Sustitución del activo.

Los indicadores más citados en esta área son promedios simples, y su propio nombre describe el cálculo:

• Tiempo medio de reparación: suma de las horas dedicadas a reparar en el período, dividida por el número de reparaciones concluidas.
• Tiempo medio entre fallas: tiempo que el vehículo estuvo en operación durante el período, dividido por el número de fallas registradas.
• Disponibilidad: tiempo que el vehículo estuvo apto para operar, dividido por el tiempo total del período y normalmente presentado en porcentaje.

Lo que cambia el resultado no es la fórmula, sino la convención adoptada: si el reloj de la reparación empieza al abrir la orden de servicio o al entrar el vehículo al taller, si se cuenta la espera por piezas, si el fin de semana cuenta como tiempo del período. Registre la convención en el propio informe y manténgala de un período a otro; de lo contrario, la serie deja de ser comparable consigo misma.

Generalmente, un informe ya se construye en torno a uno o más indicadores, así que asegúrese de identificar qué análisis desea realizar antes de iniciar su documento.

¿Cómo elaborar un informe de mantenimiento?

Para elaborar su informe de mantenimiento, el primer paso es recopilar la información necesaria. Después, debe organizar los datos y las métricas de la forma que tenga más sentido.

Algunos datos que pueden incluirse son:

• Tipos de mantenimiento;
• Costos por servicio;
• Costos por placa;
• Incidencias por conductor;
• Información sobre los vehículos;
• Descripción de las actividades realizadas;
• Nivel de criticidad de los servicios de mantenimiento.

Vale la pena añadir dos campos que suelen faltar: la fecha de apertura y cierre de cada servicio y el kilometraje o la lectura del horómetro al momento de la atención. Sin ellos, no se pueden calcular después el costo por kilómetro y el intervalo entre mantenimientos.

Si utiliza el checklist electrónico en su flota, elaborar el informe exige menos trabajo: los checklists realizados generan informes completos de forma automática, que pueden exportarse para su análisis o integrarse con su herramienta de BI mediante la API gratuita de Prolog.

¿Qué incluir en el informe de mantenimiento de la flota?

Depende del tipo de informe que esté elaborando.

Un informe de mantenimiento preventivo, por ejemplo, necesita información sobre todos los servicios preventivos realizados y qué placas pasaron correctamente por la prevención.

Es útil buscar datos sobre la rutina de prevención, como la realización de los checklists diarios: cuántos se realizaron, cuál fue el tiempo medio de realización de cada uno, qué conductores los hicieron correctamente y cuáles no cumplieron, etc.

Una precaución con el tiempo medio para completar el formulario: mide la adhesión al proceso, no la calidad de la inspección. Completarlo muy rápido puede indicar que el checklist se respondió de forma mecánica, lo que es una señal para verificar junto con el equipo, no para sancionar de inmediato.

El informe también puede contener el lugar donde se realizaron los servicios, la comparación de presupuestos y el tiempo de ejecución de cada servicio. Es información valiosa si quiere evaluar la calidad del servicio prestado a su flota.

Errores que evitar al crear informes

La falta de información real sobre la rutina y los vehículos de la flota es el principal error que debe evitar. Si no tiene datos suficientes para elaborar un informe, puede ser el momento de implementar nuevas herramientas para que la recopilación sea regular y más eficiente.

Sin documentación sobre su rutina, los análisis quedan superficiales y la toma de decisiones se realiza sin bases concretas, lo que puede generar más problemas.

Otros tres errores aparecen con frecuencia y son más sencillos de corregir:

• Sumar preventivo y correctivo en el mismo total: la cifra consolidada sube y baja sin decir qué cambió. Separar los dos tipos es lo que muestra si la prevención está funcionando.
• Cambiar el criterio entre períodos: cambiar lo que cuenta como vehículo parado, o el intervalo cubierto, rompe la comparación con los informes anteriores.
• Cerrar el informe sin responsable ni plazo: un documento que describe el problema, pero no señala quién actúa y hasta cuándo, se convierte en lectura, no en gestión.

Para evitar el error de origen, que es la falta de datos confiables en la base, una alternativa es adoptar el checklist electrónico. Conozca más en nuestro material gratuito descargándolo aquí (en portugués).