Control de mantenimiento de flota: lecciones prácticas

En mis más de 20 años en el sector del transporte y la logística, aprendí que el control de mantenimiento de la flota es uno de los pilares para el buen funcionamiento de las operaciones de transporte.

Hacer una buena gestión en esta área no solo optimiza los costos operativos, sino que también prolonga la vida útil de los vehículos y reduce la probabilidad de fallas inesperadas que pueden causar grandes trastornos.

Y este control puede abarcar diversas actividades, desde la inspección regular de los vehículos hasta el análisis detallado de los datos de desempeño. A lo largo de los años, pude entender mejor qué es esta gestión, qué prácticas optimizan la rutina y qué promesas deben tratarse con cuidado para que no se conviertan en una falsa garantía.

Estos son los temas que abordaremos a continuación:

• Qué es el control de mantenimiento de la flota
• Cuáles son los tipos de mantenimiento
• Importancia de hacer el control de mantenimiento vehicular
• Cómo hacer un control de mantenimiento
• Actividades de la gestión de mantenimiento
• Cómo implementar el control de mantenimiento en la flota
• Cómo Prolog App desarrolló una solución para el control de mantenimiento de su flota

¿Qué es el control de mantenimiento de la flota?

Para mí, el control de mantenimiento de la flota es un conjunto de prácticas y procedimientos para garantizar que todos los vehículos de una flota estén en óptimas condiciones de funcionamiento.

Esto significa, por ejemplo, dar seguimiento a las condiciones de los vehículos, realizar inspecciones regulares y programar mantenimientos preventivos.

Esta gestión no se limita a reaccionar cuando aparece un problema, sino que implica anticipar posibles fallas e implementar acciones correctivas antes de que se conviertan en problemas mayores.

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¿Cuáles son los tipos de mantenimiento?

Los principales tipos de mantenimiento son el correctivo, el preventivo y el predictivo. Sin embargo, a lo largo de los años comenzaron a surgir nuevos tipos de mantenimiento, impulsados por la evolución de las tecnologías para flotas, entre ellos el prescriptivo, el proactivo, el inteligente y el orientado a datos.

Mantenimiento correctivo

Este tipo de mantenimiento se realiza después de identificar una falla o un problema.

Es la reparación necesaria para corregir defectos que ya se manifestaron y, aunque es inevitable, depender exclusivamente de él puede resultar caro y provocar tiempos de inactividad no deseados.

La mejor manera de usar el mantenimiento correctivo en la flota es con planificación y programación de servicios, algo que puede hacerse mediante la rutina de mantenimiento preventivo.

Mantenimiento preventivo

Este tipo de mantenimiento se planifica y se realiza con regularidad para evitar fallas y garantizar que los vehículos estén siempre en buenas condiciones de uso.

Actividades como el cambio de aceite, la revisión de frenos, la calibración de neumáticos y la alineación forman parte del mantenimiento preventivo. Su principal objetivo es anticipar los problemas antes de que causen daños mayores.

También forma parte de la rutina preventiva la realización de los checklists de inspección vehicular.

Mantenimiento predictivo

Utiliza técnicas avanzadas y tecnología para prever cuándo puede ocurrir una falla.

A partir del seguimiento continuo y del análisis de los datos de desempeño de los vehículos, es posible identificar patrones y señales de desgaste, lo que permite intervenir antes de que se convierta en un problema.

Mantenimiento prescriptivo

Como evolución del mantenimiento predictivo, el mantenimiento prescriptivo no solo prevé cuándo puede ocurrir una falla, sino que también recomienda acciones específicas para prevenirla o evitarla por completo.

Mediante análisis de datos más sofisticados, este enfoque ofrece soluciones detalladas y dirigidas.

Mantenimiento proactivo

Se centra en la prevención de fallas mediante el análisis de las causas raíz de los problemas. En lugar de solo corregir fallas, el mantenimiento proactivo busca eliminar las causas latentes para evitar que los problemas se repitan.

Mantenimiento inteligente

Integrado con tecnologías de Internet de las Cosas (IoT) e inteligencia artificial (IA), el mantenimiento inteligente permite el monitoreo y el diagnóstico en tiempo real. Esto facilita la toma de decisiones informadas y la implementación de acciones correctivas de forma más rápida y precisa.

Mantenimiento orientado a datos

Se basa en la recopilación y el análisis continuos de los datos de desempeño de los vehículos. Mediante big data y análisis avanzados, este enfoque ayuda a optimizar el mantenimiento, reducir costos y aumentar la eficiencia operativa.

Importancia de hacer el control de mantenimiento vehicular

La seguridad es el principal motivo para mantener un control de mantenimiento. Los vehículos inspeccionados con regularidad tienden a exponer menos la operación a fallas mecánicas sin aviso, lo que reduce los riesgos para los conductores, las cargas y terceros.

Consumir menos combustible y reducir el desgaste de las piezas y los componentes también es importante y se puede lograr mediante una buena gestión de mantenimiento.

Los neumáticos inflados correctamente, por ejemplo, son más seguros, duran más y pueden mejorar el rendimiento de combustible en un 0,6% en promedio, y llegar al 3% en algunos casos. Usar el aceite de motor recomendado por el fabricante también puede mejorar el rendimiento de combustible entre un 1% y un 2%.

Esto ahorra dinero en combustible y reparaciones, además de mantener los vehículos circulando por más tiempo y evitar paradas inesperadas. Cuando se ignoran las alertas y los síntomas de falla, la consecuencia puede aparecer después en reparaciones más caras.

También vale la pena mencionar que el control de mantenimiento vehicular ayuda a optimizar los costos operativos. Aunque las inversiones iniciales para implementar diferentes tipos de mantenimiento puedan ser altas, a largo plazo verá que valió la pena.

¿Cómo hacer un control de mantenimiento?

Para comenzar el control de mantenimiento de su flota, es necesario crear un plan detallado que abarque todas las etapas del proceso, desde la inspección inicial hasta el análisis de los resultados.

Identifique los vehículos de su flota y los procesos de mantenimiento necesarios para cada uno. Así tendrá una base de información para definir el cronograma de mantenimiento.

Recuerde considerar el kilometraje de los vehículos, el tiempo de uso, las condiciones de operación y las recomendaciones del fabricante para determinar la frecuencia de las inspecciones y los servicios.

Después, es necesario asegurarse de que todos los involucrados conozcan el cronograma y sus responsabilidades. La comunicación con el equipo es fundamental para que todos sepan cómo realizar sus actividades de manera adecuada.

Otro aspecto importante es realizar la recopilación y el análisis de datos, dando seguimiento a indicadores de desempeño que ayudan a tomar decisiones más inteligentes.

La tecnología es una aliada indispensable en este proceso. Utilizar un sistema de gestión de mantenimiento permite automatizar muchas de estas tareas y facilita el seguimiento y el registro de las actividades de mantenimiento.

Con ello, usted puede dar seguimiento al historial de cada vehículo, identificar patrones de desgaste y planificar mejor las acciones correctivas.

Actividades de la gestión de mantenimiento

Control de vehículos

Realizar el control de vehículos incluye el control diario de la entrada y salida de la base de la operación. También es esencial verificar qué vehículos están en buenas condiciones para circular o deben quedar retenidos hasta que se realice algún servicio correctivo.

Este control busca garantizar que todos los camiones estén en óptimas condiciones de funcionamiento, para que la empresa no pierda tiempo ni dinero. Además, es una forma importante de identificar problemas con agilidad, al detectarlos en cuanto el vehículo regresa de una ruta o durante una inspección programada.

El profesional responsable de esta función generalmente programa las inspecciones de mantenimiento preventivo y controla las necesidades de reparación de todos los vehículos, y aprueba los mantenimientos correctivos cuando es necesario.

Inspección de flota

La inspección de la flota, con un checklist de vehículos, optimiza la rutina de operaciones de la empresa de transporte, redobla los cuidados con los camiones y mantiene bajo control la salud de los activos.

Las principales ventajas que observo son:

• Aumento de la eficiencia del vehículo
• Menor riesgo de accidentes relacionados con fallas mecánicas
• Reducción de mantenimientos correctivos evitables
• Menos incidentes de problemas mecánicos durante las rutas
• Más previsibilidad para cumplir los plazos de entrega

Para acercarse a estos beneficios, la inspección debe realizarse con regularidad. En la mayoría de los casos de éxito que veo, se utiliza un cronograma de mantenimiento para lograr más organización y resultados efectivos.

A través de él, el gestor de mantenimiento considera los últimos servicios realizados e identifica las fechas ideales para la revisión preventiva del vehículo, antes de que ocurra el problema.

Definición y análisis de los indicadores de desempeño

Los indicadores de desempeño (KPI) permiten un seguimiento detallado de las acciones tomadas, lo que permite analizar qué está funcionando y qué se puede mejorar.

Algunos ejemplos de KPI en el control de mantenimiento de flota que considero esenciales son:

• Kilometraje recorrido
• Desgaste de piezas
• Número de mantenimientos por vehículo
• Número de mantenimientos por conductor

Al armar un plan de mantenimiento para la flota, considero cuáles son los KPI más adecuados para los objetivos y metas de la empresa. También es importante identificar de antemano los medios para recopilar y medir esa información.

De esta forma, logro determinar las prioridades del plan y alcanzar los resultados esperados más rápidamente. En los sistemas de gestión, también pueden incluirse indicadores como disponibilidad operativa, MTBF, MTTR, índice preventivo/correctivo y CPK (costo por kilómetro recorrido), siempre que tengan sentido para la realidad de la operación.

Adquisición de piezas y control de inventario

Mantener un inventario de piezas y componentes para reparaciones y mantenimientos es fundamental, ya que ayuda a controlar los gastos y a reducir el tiempo que los vehículos permanecen detenidos en el garaje o en el taller.

Una gestión adecuada no solo aumenta la capacidad de organización y el control de calidad, sino que también garantiza que las demandas de mantenimiento se atiendan con rapidez.

Directamente relacionada con la compra y la reposición de piezas en el inventario está la planificación de los presupuestos de la flota.

Obtención de cotizaciones para servicios

No hay forma de controlar las finanzas de una empresa sin definir el presupuesto correcto para cada servicio. Si los vehículos de la flota necesitan reparaciones, es necesario reservar recursos, contactar a diversos talleres en busca de los mejores precios, etcétera.

Por eso, considero importante reservar un porcentaje de la facturación para imprevistos.

Por ejemplo, los montos mensuales y anuales para el mantenimiento preventivo de la flota, que son de extrema importancia, deben considerarse al crear una reserva financiera para el funcionamiento de la operación.

Aprobación o rechazo de los servicios de mantenimiento

La orden de servicio es una herramienta esencial para tener control y planificación en el mantenimiento de flotas. Es por medio de ella que los gestores reciben las solicitudes de servicios para los camiones.

Le corresponde al gestor de la flota evaluar las solicitudes y pedir cotizaciones a los talleres para que se realicen los servicios.

Después, al evaluar el presupuesto disponible, la cotización recibida para la realización de los servicios y la criticidad de cada falla, se aprueban las correcciones que deben seguir adelante. Lo que pueda esperar debe postergarse solo cuando no comprometa la seguridad, el cumplimiento normativo ni la disponibilidad mínima de la operación.

Creación de informes para el análisis y la toma de decisiones del gestor de flota

Aquí también entra en juego la importancia de definir los indicadores de desempeño y darles seguimiento.

Esos datos se utilizan para crear informes de análisis que comparan lo que está dando resultado y debe mantenerse con lo que necesita cambiar, para la toma de decisiones del gestor.

Siempre con miras a mejorar el desempeño de las funciones y al crecimiento de la empresa de transporte, considero esencial la colaboración de todos los involucrados en el proceso, para que tengamos información real y suficiente en este momento.

Las reuniones entre gestores y colaboradores son fundamentales para verificar el avance de las tareas y si todos están cumpliendo con su rutina.

Entre las herramientas disponibles para el control de mantenimiento de flota, Prolog ofrece el sistema de gestión de mantenimiento y el Checklist electrónico, donde usted puede crear checklists de inspección, abrir órdenes de servicio y dar seguimiento al historial de mantenimientos en informes automáticos y detallados.

¿Cómo implementar el control de mantenimiento en la flota?

Implementar el control de mantenimiento en la flota implica un conjunto de etapas bien definidas y el compromiso de todo el equipo. Este es un paso a paso basado en mi experiencia:

Realice un diagnóstico inicial

El primer paso es realizar un diagnóstico completo de la flota para entender el estado actual de cada vehículo. Esto implica una inspección detallada y la recopilación de datos sobre el kilometraje, las condiciones de uso y el historial de mantenimiento.

Con esa información, usted logra identificar los puntos críticos que requieren atención inmediata.

Establezca un plan de mantenimiento preventivo

Con base en el diagnóstico inicial, desarrolle un plan de mantenimiento preventivo que incluya inspecciones regulares y programadas, cambios de aceite, revisiones de neumáticos y de otros componentes críticos.

Defina intervalos de tiempo y de kilometraje para cada tipo de servicio, considerando las recomendaciones del fabricante y la experiencia práctica.

Capacite al equipo

Es fundamental que todos los involucrados, desde los conductores hasta los mecánicos y los gestores, reciban capacitación para seguir el plan de mantenimiento.

Promueva capacitaciones periódicas para que el equipo se mantenga actualizado sobre las mejores prácticas y el uso de las herramientas de gestión. Incluso la concientización sobre la importancia del mantenimiento preventivo debe ser constante.

Evalúe el desempeño

Utilice informes para analizar los indicadores de desempeño, identificar áreas de mejora y ajustar las estrategias según sea necesario. La búsqueda de la excelencia en la gestión de mantenimiento es continua y requiere dedicación y compromiso de todo el equipo.

Utilice un sistema de gestión de mantenimiento

La tecnología es una aliada indispensable en la gestión de mantenimiento. Utilice un sistema de gestión de mantenimiento, como Prolog App, para registrar todas las actividades de mantenimiento, dar seguimiento a los indicadores de desempeño y generar informes.

Este sistema automatiza el mantenimiento preventivo por kilometraje o por cronograma y facilita el control de las actividades, lo que ayuda a garantizar que nada se olvide ni se descuide.

¿Cómo desarrolló Prolog App una solución para el control de mantenimiento de su flota?

En Prolog, nuestra misión siempre ha sido desarrollar soluciones que simplifiquen y optimicen la gestión de flotas.

Conscientes de la importancia del control de mantenimiento para la seguridad y la eficiencia operativa, desarrollamos una herramienta que integra las necesidades de mantenimiento en un único sistema.

La gestión de mantenimiento de Prolog App permite centralizar toda la información de mantenimiento de la flota en una única plataforma y automatizar tareas.

Además, la plataforma abre órdenes de servicio automáticamente cuando se identifica un problema en la inspección vehicular realizada por el equipo. También es posible abrir órdenes de servicio de forma independiente.

Otra funcionalidad que consideramos indispensable es el análisis y la generación de informes para que usted tome decisiones más informadas y estratégicas. Por eso, los informes se generan automáticamente a partir de los datos registrados en el sistema.

Y hablando de integración, entendemos que la gestión de flotas abarca diversos aspectos además del mantenimiento, y nuestra solución puede integrarse con plataformas y ERP del mercado cuando ese esquema tenga sentido para la operación.

Si quiere conocer más sobre Prolog App para hacer el control de mantenimiento de la flota, agende una demostración gratuita con uno de nuestros especialistas.