Na minha jornada de mais de 20 anos no setor de transporte e logística, aprendi que o controle de manutenção da frota é um dos pilares para o bom funcionamento das operações de transporte.
Realizar uma boa gestão nessa área não apenas otimiza os custos operacionais, mas também prolonga a vida útil dos veículos e previne falhas inesperadas que podem causar grandes transtornos.
E esse controle pode envolver diversas atividades, desde a inspeção regular dos veículos até a análise detalhada dos dados de desempenho. Ao longo dos anos, pude entender melhor sobre o que é essa gestão e quais práticas otimizam essa rotina.
Confira os tópicos que vamos abordar a seguir:
- O que é controle de manutenção da frota
- Quais são os tipos de manutenção
- Importância de fazer o controle de manutenção veicular
- Como fazer um controle de manutenção
- Atividades da gestão de manutenção
- Como implementar o controle de manutenção na frota
- Como o Prolog App desenvolveu uma solução para o controle de manutenção da sua frota
O que é controle de manutenção da frota?
Para mim, o controle de manutenção da frota é um conjunto de práticas e procedimentos para garantir que todos os veículos de uma frota estejam em ótimo estado de funcionamento.
Isso significa, por exemplo, manter um monitoramento constante das condições dos veículos, realizar inspeções regulares e programar manutenções preventivas.
Essa gestão não se limita apenas a reagir quando um problema aparece, mas envolve a antecipação de possíveis falhas e a implementação de ações corretivas antes que se tornem problemas maiores.
Quais são os tipos de manutenção?
Os principais tipos de manutenção são a corretiva, preventiva e preditiva. Porém, ao longo dos anos , novos tipos de manutenção começaram a surgir, impulsionados pela evolução das tecnologias para frotas, incluindo a prescritiva, proativa, inteligente e orientada a dados.
Manutenção corretiva
Esse tipo de manutenção ocorre após a identificação de uma falha ou problema.
É a reparação necessária para corrigir defeitos que já se manifestaram e embora seja inevitável, depender exclusivamente dela pode ser caro e resultar em tempos de inatividade indesejados.
A melhor maneira de usar a manutenção corretiva na frota é com planejamento e agendamento de serviços — o que pode ser feito por meio da rotina de manutenção preventiva.
Manutenção preventiva
Esse tipo de manutenção é planejado e realizado regularmente para evitar falhas e garantir que os veículos estejam sempre em boas condições de uso.
Atividades como troca de óleo, verificação de freios e alinhamento fazem parte da manutenção preventiva. Seu principal objetivo é antecipar problemas antes que causem danos maiores.
Também faz parte da rotina preventiva a realização dos checklists de inspeção veicular.
Manutenção preditiva
Utiliza técnicas avançadas e tecnologia para prever quando uma falha pode ocorrer.
Através do monitoramento contínuo e da análise de dados de desempenho dos veículos, é possível identificar padrões e sinais de desgaste, permitindo a intervenção antes que se torne um problema.
Manutenção prescritiva
Uma evolução da manutenção preditiva, a manutenção prescritiva não apenas prevê quando uma falha pode ocorrer, mas também recomenda ações específicas para prevenir ou evitar por completo a falha.
Utilizando análises de dados mais sofisticadas, essa abordagem oferece soluções detalhadas e direcionadas.
Manutenção proativa
Foca na prevenção de falhas através da análise das causas raízes dos problemas. Em vez de apenas corrigir falhas, a manutenção proativa busca eliminar as causas latentes para evitar a recorrência de problemas.
Manutenção inteligente
Integrada com tecnologias de Internet das Coisas (IoT) e inteligência artificial (IA), a manutenção inteligente permite monitoramento e diagnóstico em tempo real. Isso facilita a tomada de decisões informadas e a implementação de ações corretivas de forma mais rápida e precisa.
Manutenção orientada a dados
Baseia-se na coleta e análise contínua de dados de desempenho dos veículos. Utilizando big data e análises avançadas, essa abordagem ajuda a otimizar a manutenção, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional.
Importância de fazer o controle de manutenção veicular
A segurança é o principal motivo para manter um controle de manutenção. Veículos regularmente inspecionados têm menos chances de sofrer falhas mecânicas, reduzindo o risco de acidentes.
Consumir menos combustível e reduzir o desgaste das peças e componentes também é algo importante e alcançável por meio de uma boa gestão de manutenção.
Isso economiza dinheiro em combustível e reparos, além de manter os veículos rodando por mais tempo e evitar paradas inesperadas.
Vale mencionar também que o controle de manutenção veicular ajuda a otimizar os custos operacionais. Ainda que os investimentos iniciais para implementar diferentes tipos de manutenção possam ser altos, a longo prazo você verá que valeu a pena.
Como fazer um controle de manutenção?
Para começar o controle de manutenção da sua frota, é preciso criar um plano detalhado que abranja todas as etapas do processo, desde a inspeção inicial até a análise dos resultados.
Identifique os veículos da sua frota e os processos de manutenção necessários para cada um. Assim você terá uma base de informações para definir o cronograma de manutenção.
Lembre-se de considerar a quilometragem dos veículos e o tempo de uso para determinar a frequência de inspeções e serviços.
Depois, é preciso garantir que todos os envolvidos estejam cientes do cronograma e das suas responsabilidades. A comunicação com a equipe é fundamental para que todos saibam como realizar suas atividades de maneira adequada.
Outro aspecto importante é realizar a coleta e análise de dados, monitorando indicadores de desempenho que auxiliam para uma tomada de decisão mais inteligente.
A tecnologia é uma aliada indispensável nesse processo. Utilizar um sistema de gestão de manutenção permite automatizar muitas dessas tarefas, facilitando o monitoramento e o registro das atividades de manutenção.
Com isso, você pode acompanhar o histórico de cada veículo, identificar padrões de desgaste e planejar melhor as ações corretivas.
Atividades da gestão de manutenção
Controle de veículos
Realizar o controle de veículos inclui o monitoramento diário da entrada e saída da central da operação.Também é essencial verificar quais veículos estão em boas condições para rodar ou devem ser retidos até a realização de algum serviço corretivo.
Esse controle procura garantir que todos os caminhões estejam em ótimo estado de funcionamento, para que a empresa não perca tempo ou dinheiro. Além disso, é a melhor maneira de identificar problemas com agilidade, encontrando-os assim que o veículo retorna de uma rota.
O profissional responsável por essa função faz geralmente o agendamento de inspeções de manutenção preventiva e controla as necessidades de reparo de todos os veículos, aprovando as manutenções corretivas quando necessário.
Inspeção de frota
A inspeção da frota, usando um checklist de veículos, otimiza a rotina de operações da transportadora, redobrando os cuidados com os caminhões e controlando a saúde dos ativos.
As principais vantagens que observo são:
- Aumento de eficiência do veículo
- Menor índice de acidentes
- Redução de manutenções corretivas
- Realização de rotas sem problemas mecânicos
- Entregas sempre no prazo
Para obter todos esses benefícios, a inspeção precisa acontecer regularmente. Na maioria dos casos de sucesso que vejo, um cronograma de manutenção é usado para promover maior organização e resultados efetivos.
Através dele, o gestor de manutenção considera os últimos serviços realizados e identifica as datas ideais para a revisão do veículo de forma preventiva — antes que o problema aconteça.
Definição e análise dos indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho (KPIs) permitem um acompanhamento detalhado das ações tomadas, permitindo analisar o que está funcionando e o que pode melhorar.
Alguns exemplos de KPIs no controle de manutenção de frota que considero essenciais são:
- Quilometragem rodada
- Desgaste de peças
- Número de manutenção por veículo
- Número de manutenção por motorista
Ao montar um plano de manutenção para a frota, considero quais são os KPIs mais adequados para os objetivos e metas da empresa. É importante ainda identificar de antemão os meios para coletar e medir essas informações.
Dessa forma, consigo determinar as prioridades do plano e cumprir os resultados esperados mais rapidamente.
Aquisição de peças e controle de estoque
Manter um estoque de peças e componentes para reparos e manutenções é fundamental, auxiliando no controle de gastos e na redução de tempo que os veículos ficam parados na garagem ou na oficina.
Um gerenciamento adequado aumenta não só a capacidade de organização e controle de qualidade, mas também garante que as demandas de manutenção sejam atendidas rapidamente.
Diretamente relacionado à compra e reposição de peças no estoque está o planejamento de orçamentos da frota.
Levantamento de orçamentos para serviços
Não há como controlar o financeiro de uma empresa sem definir o orçamento correto para cada serviço. Se os veículos da frota necessitam de reparos, é preciso reservar recursos, contatar diversas oficinas em busca dos melhores preços e assim por diante.
Por isso, considero importante reservar um percentual do faturamento para eventualidades.
Por exemplo, os valores mensais e anuais para a manutenção preventiva da frota, que são de extrema importância, precisam ser considerados ao gerar uma reserva financeira para o funcionamento da operação.
Aprovação ou reprovação dos serviços de manutenção
A ordem de serviço é uma ferramenta essencial para ter controle e planejamento na manutenção de frotas. É por meio dela que os gestores recebem as solicitações de serviços para os caminhões.
Cabe ao gestor da frota avaliar as requisições e solicitar os orçamentos de oficinas para que sejam realizados.
Depois, avaliando o orçamento disponível e o recebido para a realização dos serviços, são aprovadas as correções que devem ir para frente ou reprovadas as que devem aguardar para serem realizadas em outro momento.
Criação de relatórios para análise e tomada de decisões do gestor de frota
Aqui também entra a importância de definir e acompanhar os indicadores de desempenho.
Esses dados são utilizados para a criar relatórios de análise que comparam o que está dando certo e deve ser mantido com o que precisa mudar para a tomada de decisões do gestor.
Sempre visando a melhoria de desempenho das funções e o crescimento da transportadora, considero essencial a colaboração de todos os envolvidos no processo, para que tenhamos informações reais e suficientes neste momento.
As reuniões entre gestores e colaboradores são fundamentais para verificar o andamento das tarefas e se todos estão cumprindo com sua rotina.
Dentre as ferramentas disponíveis para o controle de manutenção de frota, o Prolog oferece o sistema de gestão de manutenção e o Checklist eletrônico, onde você pode criar checklists de inspeção, abrir ordens de serviço e acompanhar o histórico de manutenções em relatórios automáticos e detalhados.
Como implementar o controle de manutenção na frota?
Implementar o controle de manutenção na frota envolve um conjunto de etapas bem definidas e o compromisso de toda a equipe. Aqui está um passo a passo baseado na minha experiência:
Realize um diagnóstico inicial
O primeiro passo é realizar um diagnóstico completo da frota para entender o estado atual de cada veículo. Isso envolve uma inspeção detalhada, coleta de dados sobre a quilometragem, condições de uso e histórico de manutenção.
Com essas informações, você consegue identificar os pontos críticos que precisam de atenção imediata.
Estabeleça um plano de manutenção preventiva
Com base no diagnóstico inicial, desenvolva um plano de manutenção preventiva que inclui inspeções regulares e programadas, trocas de óleo, verificações de pneus e outros componentes críticos.
Defina intervalos de tempo e quilometragem para cada tipo de serviço, considerando as recomendações do fabricante e a experiência prática.
Treine a equipe
É fundamental que todos os envolvidos, desde motoristas até mecânicos e gestores, sejam treinados para seguir o plano de manutenção.
Promova treinamentos regulares para a equipe estar atualizada sobre as melhores práticas e o uso das ferramentas de gestão. Até a conscientização sobre a importância da manutenção preventiva deve ser constante.
Avalie o desempenho
Utilize relatórios para analisar os indicadores de desempenho, identificar áreas de melhoria e ajustar as estratégias conforme necessário. A busca pela excelência na gestão de manutenção é contínua e requer dedicação e comprometimento de toda a equipe.
Utilize um sistema de gestão de manutenção
A tecnologia é uma aliada indispensável na gestão de manutenção. Utilize um sistema de gestão de manutenção, como o Prolog App, para registrar todas as atividades de manutenção, acompanhar os indicadores de desempenho e gerar relatórios.
Esse sistema automatiza a manutenção preventiva e facilita o controle das atividades, garantindo que nada seja esquecido ou negligenciado.
Como o Prolog App desenvolveu uma solução para o controle de manutenção da sua frota?
Na Prolog, nossa missão sempre foi desenvolver soluções que simplificam e otimizam a gestão de frotas.
Sabendo da importância do controle de manutenção para a segurança e eficiência operacional, desenvolvemos uma ferramenta que integra as necessidades de manutenção em um único sistema.
A gestão de manutenção Prolog App permite centralizar todas as informações de manutenção da frota em uma única plataforma e automatizar tarefas.
Além disso, a plataforma abre ordens de serviço automaticamente na hora que um problema é identificado na inspeção veicular. Assim como é possível fazer aberturas avulsas.
Outra funcionalidade que entendemos ser indispensável é a análise e geração de relatórios para você tomar decisões mais informadas e estratégicas. Por isso, eles são gerados automaticamente a partir dos dados inseridos ou integrados no sistema.
E por falar em integração, entendemos que a gestão de frotas envolve diversos aspectos além da manutenção, e nossa solução pode facilmente ser integrada com diversas plataformas e ERPs do mercado.
Se você quer conhecer mais sobre o Prolog App para fazer o controle de manutenção da frota, agende uma demonstração gratuita com um de nossos especialistas.
